営業を1人から2人、3人と増やす前に整える土台は、リストの条件、トークの型、SFAの記録、週次KPI、商談の引き継ぎ項目の5つです。10項目のチェックリストで8つ以上に「はい」と答えられれば増員の準備はできており、5つ以下なら増員より先に土台を整えたほうが結果が早く出ます。売上が人数分だけ伸びない原因はたいてい、営業の仕組みが社長や1人目の営業の頭の中にしかないことです。
リストの選び方、トークの言い回し、商談で押さえる順番、記録の仕方が人によって違えば、2人目以降は毎回ゼロから自分のやり方を作ることになり、成果が出るまでの時間も結果もばらつきます。1人で営業を立ち上げる手順は「0から営業を立ち上げる手順」、採用と代行の判断は「営業1人目の採用か、営業代行か」で扱っています。
増員の前に仕組み化する理由
営業を増やす目的は、商談数と受注数を人数に比例して増やすことです。ところが、仕組みが無い状態で人を増やすと、次の3つが起きます。
- 新しい営業が成果を出すまでの期間が、1人目より長くなる。教える材料が無く、本人の経験則で動くため
- 営業ごとにアポ率や受注率がばらつき、誰のやり方が正しいか判断できない
- 1人目の営業や社長が、自分の営業活動に加えて新人のフォローに時間を取られ、全体の商談数が一時的に減る
仕組み化と聞くと大がかりに感じますが、必要なのは5つだけです。しかも、どれも1人目の営業がすでにやっていることを書き出し、誰でも同じようにできる形に直す作業です。
土台1: リストの条件が文章で書かれている
「どんな会社に架電するか」が文章で決まっているかを確認します。担当者の頭の中にしか無い状態は、決まっていないのと同じです。
- 業種、従業員規模、地域、役職の4つの条件が書かれている
- 反応が良かった条件と悪かった条件が、架電の記録から分かる
- 除外する条件(既存顧客、競合、過去に断られた会社)が決まっている
- リストの出どころと、月に何件追加するかが決まっている
条件が文章になっていないと、2人目の営業は自分の感覚でリストを作ります。1人目と違う業種に架電してアポ率が落ちたとき、原因がリストなのかトークなのか本人なのかが分からなくなります。条件を1枚にまとめ、リストの追加は条件に沿って1か所で行う形にすると、営業が増えても架電対象の質は変わりません。
土台2: トークの型が3段階で書かれている
受付突破、担当者への要件説明、日程の打診。この3段階の言い回しが文章になっているかを確認します。
- 各段階の言い回しが2〜3パターンある
- よく出る断り文句と、その返し方が書かれている
- 最近1か月で型を書き換えた日付がある
3つ目を見落としがちです。型は作った時点で古くなり始めるので、更新日が無い型は使われていないか、形骸化しています。型の作り方は「トークスクリプトの作り方」で説明していますが、増員の段階では「作ること」より「新人が最初の1週間で型をなぞれること」が目的です。型が無いまま新人に架電させると、1人目が3か月かけて見つけた言い回しを、新人がもう一度3か月かけて探すことになります。
土台3: 活動の記録がSFAに残り、誰でも見られる
架電、商談、受注、失注の記録が、全員が見られる場所に残っているかを確認します。個人のメモや各自の表計算に散っている状態は対象外です。
- 架電した会社、話した相手、反応、次回アクションが1件ごとに記録されている
- 商談の内容と、相手が最初に確認したこと、断られた理由が3行でも残っている
- 案件がどの段階にあるか(アポ、商談、提案、受注)を一覧で見られる
- 記録を見れば、担当者が休んでも別の人が次のアクションを取れる
1人のうちは表計算で足りますが、2人以上になると表の形式が人によってずれ、集計できなくなります。SFAを入れる時期は、人数が増える前です。使う側が1人のうちに記録の型を決め、2人目はその型に乗るだけにしておくと、記録の漏れが起きにくい。選び方は「SFAの選び方」で扱っています。コール機能と一体になったSFAなら、架電の記録を手入力する手間が無く、新人でも記録が残ります。
土台4: 週次で見るKPIが4つに絞られている
営業活動を数字で追う指標が、増やしすぎず、週に1回は全員で見られる状態になっているかを確認します。アポ獲得までの工程なら、次の4つで足ります。
| KPI | 定義 | 目安の置き方 |
|---|---|---|
| 架電数 | 1週間に架電した件数(再架電を含む) | 1人あたりの週の目標を決める |
| 接続率 | 架電のうち担当者と話せた割合 | リストの質を測る指標。下がったらリストを疑う |
| アポ率 | 架電のうちアポイントになった割合 | 1%を目安に置く。下がったらトークを疑う |
| 有効商談率 | アポのうち、商談として成立した割合 | アポの質を測る指標。キャンセルや担当者不在を除く |
4つに絞る理由は、指標が増えるほど誰も見なくなるからです。架電数は活動量、接続率はリスト、アポ率はトーク、有効商談率はアポの質。この4つを見れば、数字が落ちたときにどの土台を直せばよいかが決まります。アポ率1%は、ラクスルBPOがアポ獲得代行で実績として見ている水準です。自社の実績が出たら、自社の数字に置き換えます。
週次で見るときは、営業ごとに並べて比べます。1人だけアポ率が低いならトークの個人差、全員が同時に落ちたならリストか市場の変化。人数が増えると、この比較ができることが仕組み化の最大の利点になります。
